Protection des données personnelles sur SysAkademia
Dernière mise à jour : 06 septembre 2026
SysAkademia est une plateforme de gestion académique éditée par la Fondation Rabbi Kimbangi (FORAKI ASBL).
Votre établissement (université ou institut supérieur) est le responsable du traitement de vos données : c'est lui qui décide des données collectées et de leur usage. SysAkademia intervient comme sous-traitant technique, pour le compte et sur instruction de l'établissement, uniquement pour faire fonctionner le service.
Pour toute question : info@sysakademia.com.
Certaines données en cours de saisie peuvent être temporairement conservées sur votre appareil (voir la section « Fonctionnement hors-ligne »).
Le traitement repose sur la mission d'enseignement de l'établissement, ses obligations légales et son intérêt légitime.
La photo peut être requise pour l'identification et l'établissement de documents (carte d'étudiant, examens) : selon le cas, elle relève d'une obligation institutionnelle ou de votre consentement. La géolocalisation de présence repose sur votre consentement, l'établissement prévoyant un mode de pointage alternatif en cas de refus.
Seul le personnel autorisé de votre établissement y accède, selon son rôle (chaque agent ne voit que ce qui relève de sa fonction). Les données d'un établissement sont strictement cloisonnées : un établissement ne voit jamais les données d'un autre.
L'éditeur (SysAkademia) n'y accède que pour la maintenance technique, sous obligation de confidentialité.
Certaines fonctions d'intelligence artificielle sont proposées, uniquement si votre établissement les active. Elles s'appuient sur le prestataire Mistral AI (situé en France / Union européenne). Seules les données strictement nécessaires à la fonction concernée lui sont transmises ; elles ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires. SysAkademia n'utilise pas ces données pour entraîner ses propres modèles ; leur traitement par le prestataire est régi par les conditions de ce dernier.
Pour fournir le service, nous faisons appel à des sous-traitants techniques, tenus à la confidentialité :
À ce jour, les principaux prestataires techniques sont : Hostinger (hébergement), Resend (e-mails), Mistral AI (intelligence artificielle), Google Drive (sauvegarde hors-site) et Meta / WhatsApp (messagerie, si activée). Cette liste peut évoluer.
Nous ne vendons jamais vos données et ne les utilisons à aucune fin publicitaire.
Sur les écrans de saisie des cotes et des présences, l'application enregistre un brouillon temporaire dans votre navigateur (mémoire locale de l'appareil). Ainsi, en cas de coupure de connexion ou de fermeture accidentelle de la page, votre travail n'est pas perdu.
Ce brouillon est resynchronisé avec le serveur dès le retour de la connexion, puis effacé de l'appareil une fois l'enregistrement confirmé. Ces données restent donc sur votre appareil jusqu'à leur enregistrement.
Nous mettons en œuvre des mesures adaptées :
Une sauvegarde automatique quotidienne de l'ensemble des données est effectuée. Les sauvegardes sont chiffrées (AES-256) et une copie hors-site (en dehors du serveur principal, sur un espace de stockage sécurisé fourni par un prestataire technique tiers) est conservée à des fins de reprise après sinistre.
L'établissement télécharge sa sauvegarde, chiffrée, depuis un espace sécurisé (onglet « Sauvegarde » de son espace, accessible une fois connecté). S'il a renseigné une adresse dédiée, il reçoit une simple notification par e-mail — aucune donnée n'y est jointe. Les sauvegardes sont conservées de façon glissante : les 14 dernières.
Certains prestataires techniques sont situés en dehors de la République Démocratique du Congo (hébergement, envoi d'e-mails, stockage de sauvegarde hors-site, intelligence artificielle, messagerie WhatsApp). Vos données peuvent donc faire l'objet d'un traitement dans d'autres pays, uniquement lorsque cela est nécessaire à la fourniture du service. SysAkademia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger ces données pendant leur traitement.
Vos données sont conservées pendant la durée de votre scolarité et de la relation avec l'établissement, puis archivées conformément aux obligations légales (notamment les archives académiques). Les durées peuvent varier selon la nature des données :
En cas de fin de la relation entre l'établissement et l'éditeur, les données sont restituées à l'établissement puis supprimées sous deux (2) mois, sauf obligation légale de conservation. Des copies de sauvegarde peuvent subsister temporairement, de façon sécurisée, jusqu'à la fin de leur cycle normal de conservation avant suppression définitive.
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition et de limitation concernant vos données.
Ces droits s'exercent auprès de votre établissement (responsable du traitement). Vous pouvez également écrire à info@sysakademia.com, qui transmettra votre demande à l'établissement concerné. Pour un étudiant mineur, les droits sont exercés par son représentant légal, via l'établissement.
SysAkademia n'utilise que des cookies strictement nécessaires au fonctionnement (connexion, session, sécurité). À ce jour, aucun cookie publicitaire ni traceur tiers (statistiques externes, pixels…) n'est utilisé.
La présente politique est régie par le droit de la République Démocratique du Congo, notamment le Code du numérique (Ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023), relatif entre autres à la protection des données à caractère personnel.
Cette politique peut évoluer. La date de dernière mise à jour figure en haut de page ; nous vous invitons à la consulter régulièrement.